IJsvereniging Zoetermeer gebruikt verschillende middelen om geïnteresseerden te informeren over zaken die bij onze vereniging spelen. De website, nieuwsbrief, social media, folders en ander reclamemateriaal zijn voorbeelden hiervan. Voor deze middelen gebruiken we natuurlijk tekst, vaak aangevuld met foto’s of filmpjes van onze activiteiten. Daarbij zijn we ons er van bewust dat deze informatie en beelden voor iedereen zichtbaar zijn.

Vanaf 25 mei 2018 gaat de Algemene Vordering Gegevensbescherming in waar wij ons als vereniging aan zullen conformeren. YVZ heeft diverse voorzorgsmaatregelen genomen om persoons gegevens in de toekomst te beschermen. Zo zijn wij overgestapt naar een nieuw administratiesysteem welke voldoet aan de eisen volgens de AVG en hebben wij een Privacy Policy opgesteld, waarin diverse afspraken zijn vastgelegd. De afspraken gaan over de veiligheid van onze website, de afspraken met onze relaties, de omgang met onze e-mailaccounts, de ledenadministratie, bewaartermijn en onze interne gegevensuitwisseling en meldingsprotocol bij een eventueel ‘datalek’. Hiervoor is het noodzakelijk dat er wijzigingen worden aangebracht in ons Huishoudelijk Reglement die op 13 juni voorgelegd zullen worden aan de ALV.

Een paar belangrijke vuistregels zijn:

• Er worden geen adressen of andere persoonsgegevens van leden of vrijwilligers gepubliceerd, behalve na toestemming als dat functioneel is (bijvoorbeeld bereikbaarheid van bestuur, commissies en trainers).
• Er worden geen volledige naamlijsten van trainingsgroepen openbaar gepubliceerd.
• Foto’s op de website, folders of (social) media worden alleen gepubliceerd als de betrokkene daar toestemming voor heeft gegeven. Voor het in het verleden geplaatste content kan een lid van onze vereniging of ouder bezwaar maken, het materiaal wordt dan onmiddellijk verwijderd.

Mocht het ondanks deze regels toch gebeuren dat een tekst of afbeelding op de website terecht is gekomen waar een lid of een ouder bezwaar tegen heeft, dan kan dit gemeld worden via info@yvz.nl Voor meer informatie of vragen omtrent de AVG kunt u gebruikmaken van hetzelfde e-mailadres.

Klik hier voor de beleidsdocumenten.

Geplaatst door: systeembeheer